Peppol e-Facturatie is niks nieuws, al meer dan 15 jaar proberen overheden wereldwijd, om het bedrijfsleven uit hun land ertoe te bewegen om UBL facturen via het Peppol netwerk te gaan versturen, maar met weinig succes tot nu toe.

Dat Peppol e-Facturatie niet van de grond gekomen is in de afgelopen 15 jaar, is niet zo verwonderlijk, want verreweg de meeste bedrijven voeren hun procurement processen nog op de oude, zeer arbeidsintensieve papieren methode, een methode die tegen zijn grenzen aanloopt. Het aantal procurement documenten kan enorm oplopen wanneer bedrijven vele honderden of zelfs duizenden pending inkoop- en verkooporders hebben, die doorgaans uit 3 tot 4 procurement documenten bestaan. Hierdoor kunnen procurementprocessen zich ontwikkelen tot enorme arbeidsintensieve puzzels, waardoor bedrijven de UBL facturen er niet meer bij kunnen hebben.

Daar hebben wij een oplossing voor ontwikkeld, die verder op deze pagina gepresenteerd wordt, maar voordat we daar dieper op ingaan, verklaren we eerst wat termen en definities die op deze website gebruikt worden.

Binnen deze website wordt het begrip “UBL” als verzamelnaam gebruikt voor aan UBL verwante factuurformaten, zoals Peppol BIS Billing 3.0 en andere factuurformaten, en het begrip “Peppol” wordt gebruikt als verzamelnaam voor distributie netwerken, die verwant zijn aan Peppol.

Onder de oude, zeer arbeidsintensieve papieren methode zoals hierboven genoemd, verstaan wij het proces waarin bedrijven tientallen duizenden procurement documenten met elkaar uitwisselen, teneinde inkoop en verkoop transacties te initiëren en te monitoren, zodat de resulterende inkoopfactureren beoordeeld kunnen worden, en de verkooporders gefactureerd kunnen worden.

De procurement documenten die tussen bedrijven uitgewisseld worden, zijn onder meer: offertes, inkoop- en verkooporders, orderbevestigingen, vrachtbrieven, ontvangstbonnen, afgiftebonnen, facturen enz. enz.

Ondanks het feit dat deze procurement documenten meestal digitaal tussen de bedrijven uitgewisseld worden, worden ze toch bijna altijd op papier uitgeprint ten behoeve van het afwikkelen van het procurementproces, en wel om de volgende redenen:

-Om procurement dossiers compleet te krijgen worden de procurement documenten, die vaak fragmentarisch en over een periode van enkele weken binnendruppelen, in gemeenschappelijke mapjes verzameld, wat het gemakkelijkst te doen is wanneer de documenten op papier uitgeprint zijn.

-Documenten worden ook vaak uitgeprint omdat er fysieke bewerkingen op plaats moeten vinden, zoals het fiatteren en nummeren van inkoopfacturen of het coderen van inkoop- en verkoopfacturen ter boeking in de boekhouding.

-Een andere reden om documenten uit te printen is omdat facturen langjarig gearchiveerd moeten worden, samen met de achterliggende procurement documenten en dit is het beste te doen, wanneer de documenten op papier uitgeprint zijn.

Zoals hierboven reeds vermeld hebben wij een oplossing ontwikkeld die alle hierboven genoemde redenen tot het uitprinten van documenten ondervangt, zodat de procurement documenten niet langer uitgeprint hoeven te worden en de procurement bewerkingen geautomatiseerd uitgevoerd worden, en onze oplossing heet:

Procurement Document Manager afgekort PDM

PDM automatiseert het gehele papieren procurementproces en voegt daar specifieke Peppol e-Facturatie functies aan toe, zodat de UBL facturen gemakkelijk in PDM geabsorbeerd kunnen worden.
Bedrijven zullen hierdoor veel beter in staat zijn om Peppol e-Facturatie te ondersteunen en te voldoen aan de richtlijnen die hiervoor gelden.

PDM automatiseert het procurementproces niet alleen, maar digitaliseert het ook, waardoor het uitprinten van procurement documenten overbodig wordt. Op deze wijze levert PDM ook een grote bijdrage aan Milieu en Duurzaamheid.

Doordat procurement documenten niet meer op papier uitgeprint hoeven te worden, hoeven ze ook niet meer in kasten en in archieven gearchiveerd te worden. Dit levert niet alleen een enorme werkbesparing op, maar ook een enorme besparing op kantoor- en archiefruimte.

Binnen PDM kunnen overzichten van incomplete procurement dossiers opgevraagd worden, dit zijn dossiers waar nog geen factuur aan toegevoegd is. Op deze wijze kan overzicht verkregen worden op nog te factureren verkooporders en nog te ontvangen inkoopfacturen.

Binnen PDM zijn dossiers binnen een paar seconden gevonden, door te zoeken op naam of op datum, wat een enorm voordeel in werkdruk oplevert ten opzichte van het ouderwetse handmatig zoeken naar papieren mapjes, waar het vaak minuten kan duren voordat het juiste mapje gevonden is.

Het feit dat PDM een Web App is, brengt nog eens extra efficiëntie voordelen met zich mee, omdat bepaalde functies, zoals bijvoorbeeld het fiatteren van inkoopfacturen, via het internet uitgevoerd kunnen worden, waardoor er geen opstoppingen in het procurementproces optreden, omdat er niet gewacht hoeft te worden totdat fiatteurs van inkoopfacturen op kantoor aanwezig zijn.

Maar ook externen zoals accountants of belastinginspecteurs kunnen via het internet toegang verkrijgen tot PDM, waarmee nog eens extra voldaan wordt aan de oorspronkelijke Peppol e-Facturatie doelstelling, namelijk het verbeteren van de controles op BTW uitvoering door de Fiscus.

Om u een idee te geven van hoe ingrijpend de invloed van PDM is op procurement, laten we hieronder 2 schema’s zien.
Het eerste schema toont Peppol e-Facturatie zoals het de afgelopen 15 jaar toegepast is en het tweede schema laat Peppol e-Facturatie zien, maar dan gebaseerd op PDM.

Peppol e-Facturatie zoals het de afgelopen 15 jaar toegepast is

Dit schema is een weergave van het huidige vierhoeks Peppol e-Facturatie model waarin e-Facturen via Peppol providers van leverancier naar klant verzonden worden, en waarin sterk is ingezoomd op de klantrol, zodat goed zichtbaar is hoe daar de facturenstroom verloopt.
Dit Peppol e-Facturatie model heeft in de afgelopen 15 jaar slecht gefunctioneerd en daar hebben zelfs de FactuurVerwerkingsProviders, die vaak vanaf het eerste uur bij dit model betrokken waren en nog steeds zijn, niks aan kunnen afdoen.

Het Peppol e-Facturatie model maar nu op basis van PDM

Dit schema is ook een weergave van het Peppol e-Facturatie model, maar nu op basis van PDM.

Bij deze kunnen we u mededelen dat PDM niet alleen in een schema bestaat, maar het is Up en Running op deze website, waarvandaan u het Live kunt gebruiken.

Als u zich bijvoorbeeld afvraagt hoe de Peppol e-Facturatie vereisten in de PDM App zijn verwerkt, dan kunt u dat in de PDM app zien, door het volgende te doen:

Klik op: "PDM App" helemaal links bovenin het menu van deze pagina en klik vervolgens op "Login" op de rechterpagina, om in te loggen in de PDM App. U komt dan op een pagina in de PDM App terecht, waarop ondermeer documenten te zien zijn, die met een druk op de knop, in PDF- en/of UBL te visualiseren zijn. Op deze wijze zijn UBL facturen altijd makkelijk traceerbaar vanuit PDF facturen.

Binnen de PDM App vindt ook codering van e-Facturen plaats, zodat altijd af te lezen is op welke grootboekrekeningen de e-Facturen geboekt zijn en dat is nu precies waar belastinginspecteurs behoefte aan hebben om de grip op de BTW wetgeving te kunnen verbeteren.

En nu we toch in de PDM App bezig zijn, kunnen we ook gelijk laten zien hoe documenten die in UBL en PDF uitgewisseld worden als paren naar de PDM App geupload worden:

Klik hiertoe op "Upload UBL+PDF Docs." in het linkermenu en vervolgens op “bestanden kiezen” en selecteer 1 UBL bestand met extensie (XML of Json) en 1 bestand met de PDF extensie, en klik vervolgens op "Openen" om de bestanden te uploaden naar de PDM App.

Nadat de bestanden succesvol geupload zijn, klikt u in het linkermenu op "Assignable Documents", waarna u op dezelfde pagina terecht komt waar u net ook al geweest bent, maar waar nu ook de door u geuploade documenten op vermeld staan, en ook deze documenten kunt u dan in UBL of PDF visualiseren.

Het uploaden van UBL+PDF factuurparen is het enige wat bedrijven binnen de PDM App hoeven te doen, om aan de Peppol e-Facturatie eisen van de overheid te voldoen.

Het PDM model is gefundeerd op de visie dat een succesvolle digitalisering van het procurement proces alleen mogelijk is wanneer ALLE documenten en ALLE bewerkingen die deel uitmaken van het procurementproces, meegenomen worden in het PDM ontwerp, en daarom worden binnen PDM zelfs functies ondersteund die op het uiterste randje van procurement liggen, zoals bijvoorbeeld het coderen van e-Facturen.

In het PDM schema is verder te zien dat Alle Procurement documenten, ook die documenten die Niet via de Peppol provider uitgewisseld worden, maar wel deel uitmaken van het procurementproces in de PDM database opgeslagen worden. Het kan hierbij gaan om vrachtbrieven, ontvangstbonnen, afgiftebonnen, correspondentie die gevoerd is tussen leverancier en klant, maar ook om foto's van documenten die niet digitaal maar alleen op papier aanwezig zijn, deze documenten kunnen dan door middel van het maken van een foto gedigitaliseerd worden.

Documenten die naar PDM geupload zijn, worden door de gebruiker aan gemeenschappelijke dossiers van aan elkaar gerelateerde documenten toegewezen. De gebruiker bepaalt zelf op basis van welke eigenschappen de dossiers aangemaakt worden, maar dossiers worden vaak aangemaakt op basis van inkoop- of verkooporders, om zo validatie van inkoopfacturen of het factureren van verkooporders mogelijk te maken.

Journaalposten die in de PDM App aangemaakt zijn, zijn digitaal van aard en kunnen daardoor potentieel ook automatisch door ERP App’s ingelezen worden, maar dit is mede afhankelijk van de ERP App.

In het PDM schema is te zien dat alle e-Facturen (PDF, UBL, Inkomend en Uitgaand) in de relationele PDM database opgeslagen worden, alwaar ze maximaal toegankelijk en makkelijk traceerbaar zijn, gedurende de gehele bewaartermijn van facturen, terwijl de facturen in het voorgaande model op een harde schijf terechtkomen, alwaar ze ontoegankelijk en moeilijk traceerbaar zijn.

Het PDM schema laat zien, dat er in tegenstelling tot het voorgaande schema, maar 1 tussenpersoon is die e-Facturen uitwisselt met de Peppol provider en dat is de ERP provider.

Wij schatten in dat het aantal uren besteed aan procurement met 40 tot 50 procent gereduceerd kan worden bij het gebruik van de PDM App.

In toekomstige PDM versies zullen de App's van klant en leverancier via webservices procurement documenten met elkaar kunnen uitwisselen op zodanige wijze dat de documenten direct in de juiste dossiers opgeslagen worden.

Let bij het beoordelen van de PDM App op deze website even niet op het type, of de inhoud van documenten die in de App aanwezig zijn. PDM is op deze website openbaar toegankelijk en elke websitebezoeker kan elk gewenst document naar de App uploaden waardoor er geen logische samenhang tussen de documenten in de App bestaat.
Maar het gaat op deze website ook niet om de inhoud of het type van de documenten, maar om het functioneren van de App en of de documenten op de juiste wijze afgehandeld worden.

En als u de PDM App maximaal en exclusief wilt uittesten, dan kunt u een gratis evaluatieperiode van 2 maanden aanvragen, zie verderop op deze pagina.

Ook Milieu en Duurzaamheid zijn gebaat bij het gebruik van PDM

Bij het gebruik van PDM hoeven vele honderdduizenden procurement documenten niet meer uitgeprint te worden, waardoor er veel minder papier nodig is voor dit doel en er veel minder bossen gekapt hoeven te worden, en ook de milieuvervuiling veroorzaakt door printers neemt dan sterk af.

PDM is een geweldige Revolutie op het gebied van Peppol e-Facturatie, maar brengt ook grote Milieu en Duurzaamheids voordelen met zich mee en zeker wanneer het op grote schaal gebruikt gaat worden, en daarom nodigen we iedereen uit om zo snel en massaal mogelijk een gratis 2 maands PDM proefperiode bij ons aan te vragen.

PDM is een WebApp die op externe WebServers draait, en daarom hoeft er GEEN PDM Software op uw systemen geïnstalleerd te worden om PDM te kunnen evalueren of gebruiken.

Omdat PDM een WebApp is en in de Engelse taal beschikbaar is, kunnen we het gemakkelijk wereldwijd uitrollen, fysieke afstanden spelen geen dus rol.

PDM is intuïtief in het gebruik en bovendien wordt op elke pagina binnen de PDM app een uitleg gegeven over het doel en het gebruik van de betreffende pagina en wat de samenhang is tussen de verschillende pagina’s binnen de PDM app, en mocht u behoefte hebben aan nadere uitleg, dan zijn we uiteraard bereid om die te geven.

De gratis evaluatie brengt ook geen enkele verplichting met zich mee, u kunt er op elk gewenst moment mee stoppen en uw ingevoerde documenten uit de PDM app verwijderen. Maar mocht u na 2 maanden besluiten om wel door te gaan met PDM, dan gaat u gewoon verder vanaf het punt waar u gebleven was tijdens de evaluatieperiode.

Het enige wat u nu nog hoeft te doen is een evaluatie aanvragen, om vervolgens een paar dagen later aan de evaluatie van de PDM App te beginnen.